Op dinsdag zitten uw vergaderruimtes vol en draait de vaatwasser in de pantry overuren. Op vrijdag werkt een groot deel van uw collega’s thuis. Toch vermeldt het schoonmaakrooster voor beide dagen precies dezelfde werkzaamheden. Betaalt u dan voor de juiste schoonmaak op het juiste moment?

Het aantal vierkante meters geeft maar een deel van het antwoord. Wanneer u met een schoonmaakbedrijf in Weert de frequentie bespreekt, zegt het gebruik per ruimte vaak meer dan de totale oppervlakte. Een vergaderkamer waar zelden iemand zit, vraagt een ander ritme dan het sanitair naast een drukke kantoorvleugel.

Dagelijks schoonmaken hoeft niet overal hetzelfde te betekenen

Voor een groot kantoor waar dagelijks medewerkers werken, ligt een dagelijkse schoonmaakronde voor sanitair en pantry’s voor de hand. Daar laten medewerkers gedurende de dag vuil achter dat u niet wilt laten liggen. Denk aan koffieresten op het aanrecht of een vervuilde wastafel. Op drukke dagen kan de schoonmaker tussendoor een extra controle uitvoeren.

Bij werkplekken hangt de frequentie af van wie er zit. Een bureau dat de hele week leeg blijft, hoeft niet dezelfde behandeling te krijgen als een gedeelde werkplek waar dagelijks iemand anders zit. Dat betekent niet dat de schoonmaker ongebruikte hoeken mag overslaan. Stof trekt zich weinig aan van het reserveringssysteem.

Een schoonmaakbedrijf in Eindhoven kan daarom beter met u afspraken maken per ruimte dan één frequentie voor het hele pand vastleggen. Spreek daarbij af wat een dagelijkse ronde inhoudt. Alleen afvalbakken legen is iets anders dan ook bureaus en contactpunten reinigen. Zonder dat onderscheid vergelijkt u bij twee offertes al snel verschillende werkzaamheden.

Plan rond de drukke dag, niet rond het gemiddelde

Neem het kantoor waar medewerkers vooral dinsdag en donderdag samenkomen. Een schoonmaakbeurt op maandagochtend kan het pand netjes opleveren, maar vangt de vervuiling van dinsdag niet op. Wie alleen naar een gemiddeld aantal aanwezigen kijkt, mist juist het moment waarop de meeste mensen dezelfde pantry gebruiken.

Bekijk voor zo’n kantoor wanneer medewerkers vertrekken en wanneer de volgende groep binnenkomt. Schoonmaken na een drukke werkdag kan beter aansluiten dan een vaste ronde vlak voordat het kantoor weer volloopt. Pas het rooster daarop aan, zodat medewerkers de volgende ochtend niet de resten van gisteren aantreffen.

De entree verdient een eigen afspraak. Op een regenachtige dag lopen schoenen vocht en straatvuil naar binnen, ook wanneer de helft van de bureaus leeg blijft. Een schoonmaakrooster dat uitsluitend de kantoorbezetting volgt, kan daardoor bij de voordeur tekortschieten. Leg vast wanneer de schoonmaker daar extra aandacht aan besteedt en wie afwijkingen doorgeeft.

Periodiek werk hoort op een aparte kalender

Een dagelijkse ronde vervangt geen periodieke dieptereiniging. Tijdens regulier onderhoud besteedt de schoonmaker niet vanzelf evenveel aandacht aan randen langs de vloer en plekken onder verplaatsbaar meubilair. Ook glasbewassing vraagt een eigen planning. Als de schoonmaker zulke werkzaamheden alleen uitvoert wanneer iemand klaagt, blijft vuil buiten het dagelijkse zicht liggen.

Maak de afspraken controleerbaar. Zet per ruimte op papier welke werkzaamheden de schoonmaker uitvoert en op welke dagen. Geef periodiek werk een apart moment, zodat het niet stilzwijgend opgaat in de beschikbare tijd voor de gewone ronde. Flits Schoonmaak werkt met vaste schoonmakers en duidelijke afspraken. Bij een groot pand helpt die herkenbaarheid om veranderingen in het gebruik tijdig te bespreken.

Leg ook vast hoe uw medewerkers hun bureau achterlaten. Een schoonmaker kan een leeg werkblad beter bereiken dan een oppervlak vol dossiers en losse notities. Spreek bijvoorbeeld af dat medewerkers vertrouwelijke papieren opbergen op de dagen waarop hun werkplek aan de beurt is.